You are currently viewing „Nie wieder Stapel!“ …perfekt organisiert… von Nicole Sehl

„Nie wieder Stapel!“ …perfekt organisiert… von Nicole Sehl

Dieses Buch „Nie wieder Stapel!“ von Nicole Sehl ist mir in der Bibliothek quasi über den Weg gelaufen und hat mich direkt angesprochen. Denn das „Schreibtisch organisieren“ bringt letztlich unfassbar viel freie Zeit, die produktiv verwendet werden kann. Ich hatte mir vom Buch neue Impulse erhofft, wie der eigene Schreibtisch besser organisiert werden kann. Die Autorin bezieht sich vor allem auf den Schreibtisch am Arbeitsplatz! Für zu Hause würde ich in der Form sicher nicht alles umsetzen, aber für den Arbeitsplatz ist es perfekt.

Das Buch ist in der 3. Auflage 2018 im Wiley-Verlag erschienen und kostet 16,99 € (oder kostenlos in der Bibliothek ;).

*

Grundsätzliche Büro-Organisation

Die Autorin Nicol Sehl fängt nicht direkt mit der Organisation auf dem Schreibtisch an, sondern beschreibt zunächst grundsätzliche Dinge. Zum einen das Ausmisten. In der Regel heben wir viel zu viele Dinge auf und das verursacht irgendwann viel Chaos (oder benötigt viel Zeit, um die Dinge zu hüten). Zum anderen geht es anfangs auch darum, wie überhaupt die Möbel im Raum stehen. Das kann einen großen Einfluss auf die Produktivität haben! Wenn beispielsweise der Schreibtisch so steht, dann man selbst mit dem Rücken zur Tür sitzt, kann das zu einer deutlich verspannten Haltung führen. Denn wir haben unser Höhlenmensch-Programm noch in der DNA. Den Säbelzahntiger sehen wir so nicht, wenn er sich durch die Tür anschleicht. Daher sollten wir den Tisch immer so stellen, dass wir entweder frontal zur Tür sitzen oder im 90°-Winkel. Das nimmt viel unbewussten Stress raus.

Schreibtisch organisieren

Das Herzstück des Organisationssystem der Autorin sind zwei Arbeitsmappen und ein durchdachtes Ordnungssystem. So soll sichergestellt werden, dass einerseits keine Termine verpasst werden, keine Zeitnot aufgrund von umfangreicheren Aufgaben entsteht und Dokumente schnell wiedergefunden werden können.

Nie wieder Stapel – mit Arbeitsmappen

Es gibt zwei Arbeitsmappen (auch Pultordner genannt).

Eine rote Arbeitsmappe hat die Fächer 1 bis 31, welche die Tage eines einzelnen Monats darstellen. Ich konnte mir anfangs nur bedingt was darunter vorstellen und habe es gleich mal gegoogelt. Ich habe dir hier einen Bild(Affiliate)link reingestellt, damit du dir gleich ein Bild davon machen kannst. Die Farbe rot ist wichtig, da diese laut der Autorin wach hält.

*

In diese Arbeitsmappe kommen die Terminsachen, die zum jeweiligen Tag im aktuellen Monat zu erledigen sind. Bei größeren Projekten, die eine längere Vorlaufzeit haben, empfiehlt die Autorin, diese auf den frühestmöglichen Termin zu legen. Dadurch vermeidest du, dass du in Termindruck gerätst und auf dem letzten Drücker wichtige Präsentationen oder Projekte abschließen musst.

Die zweite Mappe hat die Zahlen 1 bis 12 und stellt die einzelnen Monate des Jahres dar. Hier bietet sich die Farbe schwarz an. Darin wird alles für kommende Monate gesammelt. Beispiel: Es ist gerade Januar und alle Termine sind in der roten Mappe verteilt, dann kommen alle anderen Termine in die zweite Mappe – sortiert nach Monat. Am letzten Tag des Januars wird wiederum die rote Mappe gefüllt mit den Terminsachen vom Februar (also Fach 2 der schwarzen Mappe). So geht es Monat für Monat weiter. Die Autorin sagt ganz klar, dass man überlappende Monate vermeiden sollte, denn so könnte es versehentlich passieren, dass man im Januar vielleicht doch was übersehen hat.

Ich persönlich bin sehr angetan von diesem System und werde das definitiv übernehmen, so bald die Arbeitsmappen da sind. Da meine Projekte, unter anderem durch den Blog, zunehmen und mehr geplant werden müssen. Diese zwei Arbeitsmappen lassen sich auch gut in den privaten Bereich integrieren und somit behältst du definitiv den Überblick über die anstehenden Projekte.

Tipp zum Tagesstart im Büro

„Wesentlich für Ihren Tagesablauf und Ihren Entspannungsbzw. Stresspegel ist der Start in Ihren Arbeitstag. Nehmen Sie sich die erste Viertelstunde an Ihrem Schreibtisch Zeit, um in Ruhe den Inhalt Ihrer Tagesarbeit zu sichten, zu sortieren und vorzubereiten. Planen Sie Ihren Tag sorgfältig und aktivieren Sie, wenn nötig und möglich, morgens schon Unterstützung für nicht von Ihnen alleine zu bewältigende Aufgaben. „

Nie wieder Stapel!; Nicole Sehl; S.113.

Ein Tipp auch für den generellen Start für den Tag! Nur am Rande: in dem Buch „Miracle Morning“ von Hal Elrod wird unter anderem genau das sehr gut beschrieben.

*

Der farbige Aktenplan

„Ein Aktenplan ist im besten Fall eine leicht erkennbare Dokumentenstruktur, die von jedem ohne Erklärung verstanden werden kann und für das gesamte Unternehmen identisch ist. Das ist für kleine bis mittelgroße Unternehmen ohne Probleme möglich.“

Nie wieder Stapel!; Nicole Sehl; S.219.

Die Autorin empfiehlt nicht nur eine einheitliche Beschriftung der Ordner, sondern auch ein ausgewähltes Farbsystem – je nach Wirkung der Farbe. Für Unternehmen empfiehlt sie rot für Aufträge und Angebote. Gelb sieht sie eher in den Bereichen Werbung, Planung, Design – alles, was die Kreativität anspricht. Blau steht für die Verwaltung, beispielsweise Finanzen, Betriebsausstattung etc. Weiß soll für persönliche Belange vorgehalten werden und sollte auch nicht von Kollegen eingesehen werden.

Das „Innenleben“ der Ordner sollte natürlich das widerspiegeln, was auf dem Ordnerrücken geschrieben steht. Das erste Blatt in jedem Ordner, stellt das Inhaltsverzeichnis dar, nach dem alles andere geordnet ist. So kann sichergestellt werden, dass alles seinen Platz hat.

Fazit zum Buch: Nie wieder Stapel! von Nicole Sehl

Ich konnte bei weitem nicht alles vorstellen, was die Autorin in ihrem Buch beschrieben hat – was auch nicht Sinn und Zweck einer Rezension ist. Das Ordnungs- und Arbeitssystem, was die Autorin beschreibt, eignet sich vor allem in Unternehmen oder Selbstständige. Einige Prinzipien lassen sich auch ins Private übertragen, sodass auch hier alles seinen Platz hat und gut gefunden werden kann. Prinzipiell ist das System von Nicole Sehl gut durchdacht und praxisbezogen. Daran merkt man, dass die Autorin nicht nur theoretisch über ihr System schreibt, sondern auch schon mit vielen Klienten zusammen gearbeitet hat. Das Schreibtisch organisieren macht mit dem System wahrscheinlich mehr Spaß. 😉 Etwas zu kurz kommt meiner Meinung nach die digitale Ordnung – was definitiv an Bedeutung zunimmt.

Ich habe das System der Autorin tatsächlich schon in Teilen im Privaten umgesetzt – sowohl physisch als auch auf dem Notebook. Jetzt muss es sich nur noch über die Zeit bewähren. Wenn Interesse besteht, kann ich auch darüber berichten.

*

Das Buch ist ein Empfehlung für jeden, der am Arbeitsplatz Ordnung in das Chaos bringen möchte. Hier wird von der Schreibtischposition bis zur Ordnerstruktur jeder Punkt abgehandelt. Etwas mehr umfangreicher hätte ich mir die digitale Ordnung gewünscht.

Wie ordnest du deine Papiere? Gibt es bei dir viele Stapel? 😉

Viel Spaß beim Lesen

Anna

*Die mit Sternchen markierten Links sind Affiliatelinks. Ohne Mehrkosten für dich! Gleichzeitig unterstützt du meinen Blog. Danke dafür 🙂

Schreibe einen Kommentar